Dine persondata på HF&VUC NORD
Når du er ansat på HF&VUC NORD, vil vi løbende behandle forskellige persondata om dig elektronisk.
Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig. Lovgivningen pålægger HF&VUC Nord visse pligter – som f.eks. at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle personoplysninger om dig.
Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger, vi har samlet om dig i forbindelse med dit ansættelsesforhold, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de f.eks. er forkerte. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.
Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end dem, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt om det. Særlige tilfælde kan f.eks. være, hvis vi overvejer en personaleretlig sanktion (f.eks. at give dig en advarsel eller afskedige dig), hvis vi har kontakt med din fagforening, hvis vi modtager helbredsoplysninger om dig eller lignende. Du vil altid få besked fra din leder eller HR, hvis vi foretager anden behandling af oplysninger om dig.
Når du bliver ansat
Når du er ansat, opretter vi en personalesag om dig i vores elektroniske arkiv, der hedder IMS Personale. Her registrerer vi bl.a. dit navn, din stillingsbetegnelse og dit cpr-nummer. Det er også her, vi arkiverer vores kopi af din ansættelseskontrakt, dine uddannelsesbeviser, ansøgning, cv osv.
Når du er ansat, opretter vi dig også i vores lønsystem, der hedder Silkeborg Data. Her registrerer vi dit navn, din stillingsbetegnelse og dit cpr nummer. Det er også her, vi registrerer oplysninger om din lønindplacering og din pensionskasse. Silkeborg Data er knyttet til CPR-registeret, hvilket betyder, at din adresse automatisk hentes ind i systemet.
Hvis dine ansættelsesoplysninger ændrer sig, registrerer vi ændringerne i Silkeborg Data og gemmer dokumentation for ændring (fx en ny lønaftale) på din personalesag i Silkeborg Data.
Både personalesagen i IMS Personale og i Silkeborg Data er adskilt fra andre sager, så kun din afdelingsledelse, HR og lønadministrationen kan se din personalesag. Hvis der er registreret følsomme oplysninger om dig i dig personalemappe, får du altid besked, når vi registrerer det, og det er kun din leder, HR og rektor, der har adgang til disse oplysninger.
De fleste af oplysningerne i din personalesag indarbejder vi i dit ansættelsesbevis. Ansættelsesbeviset opbevares på din personalesag, og du får tilsendt det underskrevne bevis til din e-boks, når både du og din leder har underskrevet dette.
Mens du er ansat
Ludus er vores studieadministrative system og det system, der styrer adgange til de fleste af vores elektroniske systemer og samarbejdsplatforme, og der er herigennem, vi kommunikerer med kursister. Derfor er dine stamoplysninger også registreret i Ludus under din ansættelse på HF&VUC NORD. I Ludus registrerer vi:
- Dit CPR-nummer, fordi Ludus er opbygget således, at det er CPR-nummeret, der identificerer brugerne. Ludus er knyttet op på cpr. registeret, så din adresse trækkes også automatisk ind i Ludus.
- Dit telefonnummer, idet det er nødvendigt for, at du kan modtage SMS med UNI-login.
- Din ansættelsesdato, den afdeling, du er ansat i, din titel og dine initialer/din VUC-mailadresse.
- Hvis du er underviser, registrerer vi også, hvilke fag, du kan undervise i.
Det er kun det administrative personale, der kan se dine oplysninger i Ludus. Hverken kursister, undervisere eller studievejledere kan se medarbejderoplysningerne.
HF&VUC NORD registrerer også de kontaktoplysninger om nærmeste pårørende, du har givet os, for at vi kan give besked, hvis du bliver syg eller kommer ud for et uheld. Disse oplysninger opbevares på et frit tilgængeligt sted i din afdeling sammen med afdelingens beredskabsplaner.
Når du ikke er her
HF&VUC NORD registrerer dit fravær på grund af sygdom, barnets første og anden sygedag og barsel, bl.a. så vi eventuelt kan få refusion for de timer, du er væk. Fraværet registreres i lønsystemet Silkeborg Data via vores blanketflowsystem SDBF. Vi bruger også registreringerne til hvert kvartal at lave en generel sygefraværsstatistik for afdelingen, for personalegruppen og for hele organisationen.
Hvis lovgivningen giver os mulighed for at få refusion, udfylder vi et ansøgningsskema i Virk.dk, som bliver sendt til din kommune. Din kommune vil herefter sende et brev til dig i din e-boks med informationerne, som du bedes reagere på, hvis du ikke er enig.
HF&VUC NORD registrerer også dit forbrug af feriedage, særlige feriedage og omsorgsdage. Dette registreres i lønsystemet Silkeborg Data via blanketflowsystemet SDBF.
Hvis du laver en aftale med os om at få overført feriedage til det følgende ferieår, og der er knyttet feriegodtgørelse til ferien, orienterer vi FerieKonto om vores aftale med dig.
Når du siger op, giver vi besked om den ferie, du har tilbage i Silkeborg Data, hvorefter der indbetales feriepenge til FerieKonto.
Når du går på nettet
HF&VUC NORD registrerer ikke dine besøg på websider centralt. Du skal dog være opmærksom på at din pc/Mac/tablet kan registrere din aktivitet på internettet. Du kan også sætte din browser op til at slette din browserhistorik automatisk, når du er færdig med at bruge browseren.
Når du sender eller modtager e-mails
HF&VUC NORD logger centralt de e-mails, der bliver sendt til og fra din HF&VUC NORD e-mailadresse. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til dig, hvornår e-mailen er sendt og modtaget, det, der står i emnefeltet, og indholdet af e-mails, som du modtager. Alle disse oplysninger gemmes i et år. Logningen sker af drifts- og sikkerhedsmæssige grunde.
Når du bruger kalendersystemet i Outlook
Når du bruger din elektroniske kalender i Outlook, registrerer du selv aftaler om møder, fravær mv.
Andre medarbejdere kan sende dig invitationer til møder mv., som bliver registreret midlertidigt i din kalender, indtil du har accepteret eller afslået dem.
Alle medarbejdere på HF&VUC NORD kan som udgangspunkt se mødetidspunkt, -titel og -sted på møder i din kalender, mens beskrivelsen af mødets indhold kun er synligt for mødedeltagerne. Der er dog mulighed for at markere aftaler som private, sådan at indholdet af dem kun kan ses af dig selv. Andre vil kun kunne se, at du er optaget. Registreringerne i kalenderen gemmes i princippet uendeligt, hvis du ikke selv ændrer eller sletter dem.
Når du bruger arbejdsmobiltelefonen
HF&VUC NORD registrerer ikke dine telefonopkald (hverken udgående eller indgående), men din mobiltelefon registrerer lokalt, hvilke numre, du ringer til og bliver ringet op af, og hvornår. Opkaldslisterne i din telefon kan du slette når som helst.
Når du afleverer din mobiltelefon – enten fordi du ikke længere er ansat hos HF&VUC NORD, eller fordi den skal skiftes til en ny – nulstilles telefonen, så tidligere opkald mv. slettes.
Når du får løn og betaler skat, ATP og pension
HF&VUC NORD benytter Silkeborg Data som lønsystem. Det foregår sådan, at HF&VUC NORD taster data ind i lønsystemet, og selve lønkørslen bliver lavet i Silkeborg Data.
Når HF&VUC NORD indtaster din løn, bruger administrationen dit CPR-nummer. Vores samlede lønsum bliver via Silkeborg Data overført til vores bank, som sørger for, at din løn bliver sendt til din NemKonto i din bank.
Samtidig bliver din A-skat mv. overført til SKAT, også via Silkeborg Data. En elektronisk kopi af dine lønsedler bliver overført fra Silkeborg Data til din E-Boks. Du har dermed adgang til lønsedlerne via e-Boks. Vi modtager ikke kopi af lønsedlerne, men har adgang til at trække dem elektronisk via vores adgang til Silkeborg Data.
Hvis HF&VUC NORD skal betale dig et beløb uafhængigt af din månedlige lønudbetaling, f.eks. et engangsvederlag eller en særlig feriegodtgørelse, er fremgangsmåden den samme. HF&VUC NORD modtager dine skatteoplysninger direkte fra SKAT. Hvis der sker ændringer i dit skattekort, bliver HF&VUC NORD automatisk underrettet. Administrationen videregiver oplysningerne til Silkeborg Data. Hver måned overføres A-skat og arbejdsmarkedsbidrag til SKAT via Silkeborg Data. Samtidig får SKAT en række oplysninger om dig: Navn, adresse, CPR-nummer, ansættelsessted og din bruttoløn. SKAT får også oplyst, hvad du samlet har tjent i årets løb. Også indbetalingen af månedlige bidrag til Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) på HF&VUC NORDs vegne foregår via Silkeborg Data. SKAT får hvert år oplyst, hvor meget du har betalt til ATP. Hvis du har en pensionsordning, oplyser HF&VUC NORD til Silkeborg Data, hvor meget du skal indbetale til pension, og til hvilken pensionskasse. Så sker indbetalingen via Silkeborg Data. Dit navn, CPR-nummer og beløbet fremgår af overførslen. Oplysningerne om dig i Silkeborg Data bliver hver nat ajourført via en opkobling til CPR. I CPR er der oplysninger om din adresse, civilstand mv. Hvis dine CPR-oplysninger ændrer sig, bliver det altså registreret i Silkeborg Data.